Forbedret fakturaflyt i Fremtind Forsikring
Med hjelp fra Logiq har Fremtind Forsikring nå en løsning hvor nesten alle fakturaer de mottar flyter automatisk gjennom systemet uten manuell inngripen. Nøkkelen til suksessen har vært kontroll på referansenummer i fakturaene som tidligere ofte manglet eller var plassert feil.
Store på forsikring og opptatt av bærekraft
Fremtind Forsikring er et ungt forsikringsselskap, men allerede et av Norges største. De er også den største leverandøren til forsikring som selges i bank i Norge. Fremtind Forsikring er et datterselskap under SpareBank 1 Gruppen sitt konsern og eies 65 % av SpareBank 1 Gruppen og 35 % av DNB Bank ASA. Kundene deres er både privatpersoner og bedrifter.
I Fremtind er de opptatt av å hjelpe kundene sine til å ta vare på seg selv, sine ting og sine omgivelser, og de er pådrivere for sirkulær forsikring, som handler om skadeforebygging, reparasjon og gjenbruk.
Sømløs inngående fakturaflyt
Som forsikringsselskap mottar Fremtind svært mange fakturaer i løpet av et år. For å kunne håndtere disse mest mulig effektivt er de avhengig av at den inngående fakturaprosessen er så automatisert som mulig. De ønsket derfor å ta i bruk den beste meldingsformidleren på markedet for å effektivisere sine forretningsprosesser, fortsette sitt bærekraftengasjement og øke sin konkurransekraft.
Les også «Slik effektiviserer du arbeidsprosesser med EDI»
Utfordringer med datakvalitet
Når de mottar fakturaer er det essensielt for Fremtind at disse inneholder et referansenummer til de aktuelle skadesakene. Til tross for at elektroniske fakturaer har definerte strukturer og formater opplevde Fremtind ofte at fakturaene manglet slike referansenummer eller at de var plassert feil i dokumentet. Uten tilgang til referansenummeret ble manuell håndtering av fakturaen nødvendig, som igjen førte til tidkrevende og kostbar prosessering.
Den manuelle håndteringen innebar ofte at de måtte ta kontakt med fakturautsteder for å få opplyst korrekt referansenummer. I de tilfeller hvor nummeret var plassert feil med hensyn til EHF-standarden måtte det enten etableres egne regler for den aktuelle avsenderen eller Fremtind måtte manuelt flytte referansenummeret. Uavhengig av løsning ble den automatiserte dokumentflyten forstyrret.
Les også «Swedol effektiviserer sine fakturaprosesser med Logiq»
Forbedret dokumentflyt ved hjelp av Logiq Dokumentkontroll
«Da Fremtind Forsikring tok kontakt med oss var første steg å forstå deres utfordringer og ambisjoner, før vi dykket ned i hvilke konkrete problemer de opplevde med den daværende løsningen,» forklarer Andreas Bye, prosjektleder i Logiq.
«Basert på denne informasjonen designet vi en teknisk løsning som inkluderte Logiq Dokumentkontroll. I samarbeid med kunden reviderte vi denne for å sikre at alle variasjoner og detaljer var tatt høyde for. I dagene etter lansering hadde vi også jevnlige statusmøter for å gjennomgå eventuelle feil og spørsmål, samtidig som vi finjustere løsningen for eventuelle avvik vi ikke hadde tatt høyde for,» fortsetter Bye.
Den endelige leveransen til Fremtind Forsikring ble:
- De byttet aksesspunkt til Logiq, som er godkjent som et «Best Practice»-aksesspunkt av Difi.
- De implementerte Logiq sin egenutviklede skytjeneste Logiq Dokumentkontroll i integrasjon med Fremtinds økonomisystem. Denne løsningen stopper fakturaer som mangler referansenummer, for deretter å varsle fakturautsteder gi denne mulighet til å legge inn referansenummeret selv via en webportal.
- De la til en ekstra funksjon som gjør at Logiq Dokumentkontroll automatisk søker i fakturaene etter gyldige referansenumre, og deretter flytter disse til rett plassering i dokumentet.
- De la til en ekstra funksjon for å skille mellom skaderelaterte og kostnadsrelaterte fakturaer, slik at riktig forretningsområde automatisk kan motta og behandle fakturaene.
Vi er meget fornøyde med Logiqs løsning og deres håndtering av prosessen. De er profesjonelle, engasjerte og tydelig opptatt av å levere de beste løsningene for kundene sine!
– Torhild Nornes Hove, Strategisk produkteier i Fremtind Forsikring
Umiddelbar effektivisering
Som resultat av et vellykket prosjekt blir nå en betydelig større andel av fakturaene Fremtind mottar automatisk og sømløst håndtert. Mye av suksessen kommer fra bruken av Logiq Dokumentkontroll, hvor tidligere manuelle oppgaver nå enten er automatisert eller delegert til avsenderen av fakturaen. I tillegg er fakturaene nå splittet i to kategorier for enklere kontering og attestering.
Løsningen er ikke bare tid- og kostnadsbesparende for Fremtind, men har også sikret minimalt med feil i fakturaflyten. Som resultat kan Fremtind bruke mer tid på å hjelpe kundene med å finne nye og smarte løsninger som gjør hverdagen enklere og tryggere.
Om Fremtind
Fremtind Forsikring ble etablert i januar 2019 ved en fusjon mellom de norske forsikringsselskapene Sparebank 1 og DNB. Som Norges tredje største forsikringsselskap tilbyr Fremtind Forsikring forsikringstjenester til både privatpersoner og bedrifter gjennom samarbeid med landets to ledende banker.
Om Logiq
Logiq er et ledende nordisk handelsnettverk for utveksling av elektroniske handelsdokumenter mellom selskaper. De tilbyr full støtte for utveksling av alle dokumenter i «purchase-to-pay» og «order-to-cash» prosessene, og strømlinjeformer den digitale kommunikasjonen for mer enn 5000 selskaper. Logiq sine tjenester blir kontinuerlig videreutviklet for å tilby ytterligere verdi for kundene. Selskapet ble etablert i 1999 og har kontorer i Halden, Oslo og Stockholm. ennomgang av deres fakturaflyt.
